Máy photocopy là “trợ thủ đắc lực” trong mọi văn phòng, nhưng chỉ cần một vài thao tác sai nhỏ cũng khiến thiết bị hoạt động không ổn định, gây gián đoạn công việc. Dưới đây là 5 lỗi phổ biến nhất mà người dùng thường gặp – cùng hướng dẫn “bắt bệnh & xử lý nhanh” với Quảng Tin nhé.
1. Kẹt giấy – “cơn ác mộng” quen thuộc của dân văn phòng
Nguyên nhân:
- Giấy ẩm, cong hoặc không đúng khổ quy định.
- Có vật lạ (ghim kẹp, bụi giấy…) mắc trong đường dẫn giấy.
- Con lăn kéo giấy bị mòn hoặc bẩn sau thời gian dài sử dụng.
Cách khắc phục:
- Tắt nguồn máy, nhẹ nhàng kéo giấy theo chiều dẫn giấy (theo mũi tên hướng dẫn).
- Tuyệt đối không giật mạnh vì dễ rách giấy và làm hỏng cảm biến.
- Lau sạch con lăn, thay mới nếu đã mòn.
- Bảo quản giấy nơi khô thoáng, tránh để gần nguồn nhiệt hoặc độ ẩm cao.
2. Bản sao bị mờ, có vệt đen hoặc đốm mực loang
Nguyên nhân:
- Mực sắp hết, hoặc mực kém chất lượng.
- Drum (trống quang) hoặc cụm sấy bị mòn.
Kính quét (scanner) bẩn, bám bụi hoặc vết mực.
Cách khắc phục:
- Kiểm tra lượng mực và nạp đúng loại mực tương thích.
- Dùng khăn mềm lau nhẹ mặt kính, không dùng dung môi mạnh.
- Nếu vẫn bị mờ, cần kiểm tra drum hoặc cụm sấy – nên để kỹ thuật viên xử lý.
3. Máy báo lỗi “Paper Jam” dù không kẹt giấy
Nguyên nhân:
- Cảm biến giấy (sensor) bị bám bụi, dẫn đến nhận sai trạng thái.
- Khay giấy chưa gắn đúng khớp.
- Lỗi firmware hoặc bộ điều khiển giấy.
Cách khắc phục:
- Rút khay giấy ra, vệ sinh cảm biến bằng khăn khô.
- Lắp lại khay giấy đúng vị trí.
- Nếu vẫn lỗi, hãy khởi động lại máy hoặc liên hệ kỹ thuật để kiểm tra bo mạch
4. Máy tự tắt, không khởi động hoặc bị “treo” giữa chừng
Nguyên nhân:
- Dây nguồn lỏng, ổ điện yếu hoặc chập chờn.
- Máy hoạt động quá tải, nhiệt độ tăng cao.
- Lỗi bo mạch nguồn (power board).
Cách khắc phục:
- Kiểm tra dây cắm, ổ điện, nguồn điện có ổn định không.
- Không bật/tắt máy liên tục trong thời gian ngắn.
- Đặt máy ở nơi thoáng, không che kín lỗ thoát nhiệt.
- Nếu máy vẫn không khởi động, cần gọi kỹ thuật để kiểm tra nguồn và bo mạch.
5. Máy báo lỗi mực (Toner Error) hoặc không nhận hộp mực
Nguyên nhân:
- Hộp mực lắp chưa khớp hoặc chip mực bị lỗi.
- Hộp mực giả, không tương thích với dòng máy.
- Bo đọc chip của máy bị bẩn hoặc hư.
Cách khắc phục:
- Tắt máy, tháo hộp mực ra và lắp lại thật chắc tay.
- Dùng mực chính hãng tương thích (Ricoh, Toshiba, Canon…) – Quảng Tin luôn có sẵn.
- Nếu vẫn báo lỗi, hãy liên hệ kỹ thuật để kiểm tra bộ đọc chip hoặc thay hộp mực mới.
Giữ máy photocopy bền bỉ – đừng bỏ qua 3 thói quen vàng:
- Bảo dưỡng định kỳ mỗi 3–6 tháng để vệ sinh, cân chỉnh các bộ phận cơ.
- Tắt máy đúng cách, không rút điện đột ngột.
- Sử dụng vật tư chính hãng (mực, drum, giấy đúng chuẩn)